Der ultimative Ratgeber für QR-Rechnungen in der Schweiz
Seit dem 1. Oktober 2022 ist die QR-Rechnung in der Schweiz obligatorisch. Die alten roten und orangen Einzahlungsscheine haben ausgedient. Die Umstellung bringt für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger zahlreiche Vorteile mit sich, von der einfacheren Verarbeitung bis hin zu weniger Fehlern.
In diesem Ratgeber erfahren Sie alles Wichtige rund um die QR-Rechnung, welche Angaben zwingend sind und wie Sie Ihre Rechnungen gesetzeskonform erstellen.
Erstellen Sie jetzt Ihre erste QR-Rechnung
Nutzen Sie unseren kostenlosen Generator, um in wenigen Minuten eine gesetzeskonforme Schweizer QR-Rechnung zu erstellen.
Was ist eine QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung besteht aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein. Das wichtigste Element ist der Swiss QR Code, der alle relevanten Zahlungsinformationen in digitaler Form enthält. Dieser Code kann bequem per Smartphone oder Belegleser eingescannt werden, wodurch das mühsame und fehleranfällige Abtippen von IBAN und Referenznummern entfällt.
Die wesentlichen Bestandteile:
- Zahlteil (rechts) mit dem aufgedruckten Swiss QR Code.
- Empfangsschein (links) als Beleg für Zahlungen am Postschalter.
- Alle Zahlungsinformationen sind zusätzlich in Textform rechts neben dem QR-Code abgedruckt, sodass auch eine manuelle Eingabe weiterhin möglich bleibt.
Pflichtangaben einer Schweizer Rechnung
Neben dem korrekten QR-Zahlteil muss eine rechtsgültige Rechnung in der Schweiz gemäss Obligationenrecht und Mehrwertsteuergesetz (falls zutreffend) bestimmte Angaben zwingend enthalten:
- Name und Adresse des Rechnungsstellers (Leistungserbringer).
- Name und Adresse des Rechnungsempfängers (Leistungsempfänger).
- Datum der Rechnungsstellung.
- Art, Gegenstand und Umfang der erbrachten Lieferung oder Dienstleistung.
- Der zu zahlende Betrag (inkl. Währung, standardmässig CHF).
- Bei MWST-Pflicht: Die MWST-Nummer (UID), der angewandte Steuersatz sowie der Steuerbetrag.
Umgang mit der Mehrwertsteuer (MWST)
Wenn Ihr Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist, müssen Sie die Steuer auf der Rechnung transparent ausweisen. Der Standard-MWST-Satz in der Schweiz beträgt aktuell 8,1 % (Stand 2024).
- Die eigene Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) muss zwingend mit dem Zusatz 'MWST' aufgeführt werden (z. B. CHE-123.456.789 MWST).
- Der angewandte Steuersatz muss klar ersichtlich sein.
- Der Betrag der geschuldeten Steuer muss angegeben werden (oder der Inklusiv-Preis mit entsprechendem Hinweis).
Zahlungsfristen und Mahnwesen
Es gibt in der Schweiz keine gesetzlich festgeschriebene Zahlungsfrist für Rechnungen (mit Ausnahmen bei bestimmten Verträgen). Wenn keine Frist vereinbart wurde, wird die Zahlung theoretisch sofort fällig. In der Praxis hat sich jedoch ein anderer Standard etabliert.
- Die übliche Zahlungsfrist beträgt 30 Tage rein netto.
- Sie können die Frist auf der Rechnung individuell festlegen (z.B. 10 Tage, 30 Tage oder 'Zahlbar bis [Datum]').
- Nach Ablauf der Frist gerät der Kunde in Verzug (bei festem Datum) oder muss durch eine Mahnung in Verzug gesetzt werden.
- Mahnspesen und Verzugszinsen dürfen nur verlangt werden, wenn dies vorab (z.B. in den AGB) vereinbart wurde.
Vorteile der QR-Rechnung
- Einfacheres Bezahlen für Kunden durch Scannen via Banking-App.
- Weniger Tippfehler bei IBAN und Beträgen.
- Effizientere und automatisierte Verarbeitung in der Buchhaltung.
- Alle Informationen auf einem einzigen Dokument.
Entdecken Sie unsere Pro-Funktionen
Speichern Sie Ihre Rechnungen sicher in der Cloud, verwalten Sie sie zentral. Wandeln Sie Offerten mit einem Klick in Rechnungen um.
Ratgeberartikel
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Kann ich den QR-Code selber anpassen?
Nein, der Swiss QR Code unterliegt strikten Gestaltungsrichtlinien von SIX. Grösse, Schweizer Kreuz in der Mitte und die Datenstruktur sind fest vorgegeben.
Brauche ich eine spezielle IBAN?
Sie benötigen eine herkömmliche IBAN, wie jede Kontoverbindung eine hat. Achten Sie bei der Eingabe sehr genau auf die korrekte Eingabe der IBAN, denn unser System kann keine falschen Zahlen erkennen. Unser System arbeitet ohne Referenznummer. Es bietet jedoch die Möglichkeit, eine zusätzliche Zahlungsinformation anzugeben, die ebenfalls bei einer Bezahlung übermittelt wird.
Kann ich Rechnungen in Fremdwährungen erstellen?
Die QR-Rechnung unterstützt ausschliesslich Schweizer Franken (CHF)
Fazit
Die Umstellung auf die QR-Rechnung in der Schweiz war ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung. Mit dem richtigen Tool ist die Erstellung jedoch kinderleicht und erfordert kein spezielles Vorwissen.
Achten Sie darauf, dass alle gesetzlichen Pflichtangaben auf der Rechnung vorhanden sind und nutzen Sie professionelle Vorlagen, um einen guten Eindruck bei Ihren Kunden zu hinterlassen.