Hilfe & FAQ

Hilfe und häufig gestellte Fragen zur Erstellung von QR-Rechnungen und Offerten.

Offerten

Offerte erstellen

Gehen Sie im Menü auf "Offerte". Füllen Sie Ihre Absenderdaten, die Kundeninformationen und die gewünschten Positionen aus. Das System berechnet die Totale automatisch.

Offerte bearbeiten

Gespeicherte Offerten finden Sie in Ihrem Pro-Bereich unter "Meine Dokumente". Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) neben der Offerte, um sie wieder in den Editor zu laden und anzupassen.

Offerte löschen

In der Dokumentenübersicht ("Meine Dokumente") können Sie eine Offerte über das Papierkorb-Symbol dauerhaft löschen. Gelöschte Dokumente können nicht wiederhergestellt werden.

PDF-Export

Sobald Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie auf "Als PDF exportieren" oder "PDF Herunterladen". Die Offerte wird im professionellen Layout generiert und auf Ihrem Gerät gespeichert.

Offerte in Rechnung umwandeln

Wenn ein Kunde Ihre Offerte akzeptiert, öffnen Sie "Meine Dokumente". Klicken bei der entsprechenden Offerte auf "Als Rechnung laden". Alle Positionen werden übernommen, und Sie können direkt eine QR-Rechnung generieren.

Offerte kopieren

Nutzen Sie die Kopier-Funktion unter "Meine Dokumente", um eine bestehende Offerte zu duplizieren. Dies spart Zeit, wenn Sie ähnliche Angebote für verschiedene Kunden erstellen möchten.

Invoices

Create Invoice

Gehen Sie zum Menüpunkt "Rechnung". Geben Sie Absender, Empfänger und Ihre IBAN ein. Fügen Sie Rechnungspositionen hinzu. Eine gültige Schweizer oder Liechtensteiner IBAN ist zwingend erforderlich.

Rechnung bearbeiten

Unter "Meine Dokumente" können Sie erstellte Rechnungen aufrufen, bearbeiten und mit neuen Werten oder korrigierten Adressen aktualisieren.

Rechnung löschen

Rechnungen können in der Dokumentenverwaltung via Papierkorb-Symbol gelöscht werden. Aus Gründen der Buchhaltungssicherheit sollten Sie prüfen, ob stattdessen eine Stornierung sinnvoller ist.

PDF-Export

Nach der Eingabe aller Daten können Sie die Rechnung samt integriertem Schweizer Zahlteil (QR-Code) als PDF-Datei exportieren.

QR-Code

Der Schweizer QR-Code wird automatisch anhand Ihrer IBAN, dem Rechnungsbetrag und der Adresse generiert. Er erfüllt alle Vorgaben von SIX Payment Services.

Rechnung kopieren

Wiederkehrende Rechnungen können unter "Meine Dokumente" mit einem Klick dupliziert und anschliessend das Rechnungsdatum angepasst werden.

More Topics

Vorkasse-Funktion

Mit unserer Vorkasse-Funktion können Sie einen weiteren Rabatt auf den Gesamtbetrag gewähren (gedacht für eine Vorauszahlung). Sobald Sie den gewünschten Rabatt eingeben, erscheint dieser Vorkassenbetrag auf der Rechnung. Das System berechnet den verbleibenden Restbetrag und hinterlegt ihn im QR-Code für die Zahlung.

MwSt.-Berechnung

Sie können Rechnungen mit oder ohne Mehrwertsteuer erstellen. Geben Sie dazu den entsprechenden Prozentsatz (z. B. 8,1 %) ein. Das System weist die Mehrwertsteuer auf der Rechnung transparent aus und rechnet die Beträge vollautomatisch korrekt zusammen. Wenn Sie nicht mehrwertsteuerpflichtig sind, setzen Sie den Prozentsatz auf „0" und die Mehrwertsteuer wird auf der Rechnung nicht mehr ausgewiesen. Tipp: Wenn Sie nicht mehrwertsteuerpflichtig sind, empfiehlt es sich, den Hinweis „Nicht mehrwertsteuerpflichtig" in den Anmerkungen zu vermerken.

Umwandlung Offerte → Rechnung

Dieser Prozess ist exklusiv für Pro-Benutzer. Jede gespeicherte Offerte in Ihrem Dashboard hat einen speziellen Button "Als Rechnung laden". Die Software transferiert den Kunden, die Adressen, sowie alle Artikel und Preise ohne manuelles Abtippen in das Rechnungsformular.

Kopieren von Dokumenten

In Ihrem Dokumenten-Manager finden Sie neben jedem Eintrag ein Kopieren-Icon. Ein Klick darauf erstellt ein Duplikat des Dokuments im Editor, dem Sie sofort eine neue Dokumentnummer zuweisen und es abspeichern können. Ideal für Abonnements oder Stammkunden.

Weitere Features

Logo Upload: Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch, um Ihre Dokumente zu personalisieren.

Mehrsprachigkeit: Wechseln Sie die Sprache der Benutzeroberfläche oben rechts.

Geräteübergreifend: Mit einem Account greifen Sie auf Smartphone, Tablet und PC auf dieselben Daten zu.

Wo finde ich meine Dokumente/Daten?

Nachdem Sie sich oben rechts unter „Login" eingeloggt haben, wird an dieser Stelle Ihre E-Mail-Adresse angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Untermenü mit weiteren Einstellungen. Dort finden Sie auch den Ordner „Meine Dokumente".

Dokumente durchsuchen/sortieren

In Ihren Dokumenten bestehen folgende Möglichkeiten: Sie können im Suchfeld nach Rechnungsnummer, Datum, Kunde, Offerten, Rechnungen oder Betrag suchen. Sie können auch nach all diesen Kriterien einzeln per einfachem Klick sortieren. Klicken Sie dazu auf die Zeilenüberschrift.

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