Rechnung schreiben in der Schweiz – Praktischer Ratgeber

Vor der ersten Rechnung: Vorbereitung

Bevor Sie Ihre erste Rechnung schreiben, sollten Sie einige Grundlagen klären:

• Nummerierungssystem festlegen: Wählen Sie ein fortlaufendes System, das Lücken vermeidet. Beliebt sind Formate wie "2024-001" (Jahr und Laufnummer) oder "RE-24-0001".
• Bankverbindung einrichten: Stellen Sie sicher, dass Ihr Geschäftskonto eingerichtet ist und Sie Ihre IBAN kennen.
• MWST-Status klären: Prüfen Sie, ob Sie mehrwertsteuerpflichtig sind (ab CHF 100'000 Umsatz pro Jahr).
• Zahlungsbedingungen definieren: Legen Sie Ihre Standard-Zahlungsfristen fest (z. B. 30 Tage netto).
• Rechnungsvorlage erstellen oder Tool einrichten: Investieren Sie zu Beginn etwas Zeit in eine gute Vorlage oder richten Sie ein Online-Tool ein.

Formulierungstipps für Rechnungspositionen

Die Beschreibung der Leistungspositionen ist der Kern jeder Rechnung. Gute Formulierungen sind klar, nachvollziehbar und professionell:

• Statt "Arbeit gemacht" → "Montage Küchenarmatur inkl. Anschluss und Dichtigkeitsprüfung"
• Statt "Beratung" → "Strategieberatung Digitalmarketing, 3 Stunden vor Ort am 15.03.2024"
• Statt "Material" → "15m Kupferrohr 22mm, 6 Pressfittings 22mm, 2 Absperrhähne"
• Statt "Webseite" → "Gestaltung und Programmierung Website (5 Seiten, responsives Design, CMS-Integration)"
• Zeitangaben: Geben Sie bei Stundenleistungen die Anzahl Stunden und den Stundensatz separat an.

Zahlungsbedingungen richtig formulieren

Klare Zahlungsbedingungen beschleunigen den Zahlungseingang. Hier einige bewährte Formulierungen für den Schweizer Geschäftsverkehr:

• "Zahlbar innert 30 Tagen netto" – Der Klassiker für Geschäftskunden.
• "Zahlbar innert 10 Tagen mit 2% Skonto, innert 30 Tagen netto" – Motiviert zur schnellen Zahlung.
• "Zahlbar sofort, rein netto" – Für Kleinbeträge oder bei Neukunden ohne Bonität.
• "50% bei Auftragserteilung, 50% bei Fertigstellung" – Üblich bei grösseren Projekten.
• "Bei Verzug wird ein Verzugszins von 5% p.a. berechnet" – Schafft Klarheit, gemäss OR Art. 104.

Häufige Fehler beim Rechnungen schreiben

Vermeiden Sie diese typischen Anfängerfehler:

• Keine oder doppelte Rechnungsnummern: Jede Rechnung braucht eine eindeutige Nummer.
• Unpräzise Leistungsbeschreibung: Der Kunde muss nachvollziehen können, wofür er bezahlt.
• Fehlendes Datum: Ohne Rechnungsdatum ist keine Zahlungsfrist berechenbar.
• Falsche IBAN: Prüfen Sie Ihre Bankverbindung, bevor Sie die erste Rechnung versenden.
• MWST ausweisen ohne Registrierung: Ohne MWST-Nummer dürfen Sie keine MWST auf der Rechnung ausweisen.
• Zu lange Zahlungsfristen: Mehr als 30 Tage sind unüblich und verschlechtern Ihre Liquidität.
• Keine Rechnung nach mündlicher Vereinbarung: Auch bei informellen Aufträgen – stellen Sie immer eine Rechnung.

Effizientes Rechnungswesen im Alltag

Je mehr Rechnungen Sie schreiben, desto wichtiger wird ein effizienter Workflow. Stellen Sie Rechnungen zeitnah nach Leistungserbringung aus – je schneller die Rechnung beim Kunden ist, desto schneller wird bezahlt. Nutzen Sie wiederkehrende Positionen und gespeicherte Kundendaten, um Tipparbeit zu sparen. Versenden Sie Rechnungen digital per E-Mail als PDF – das ist schneller und günstiger als der Postweg. Führen Sie eine einfache Liste offener Rechnungen und setzen Sie sich eine Erinnerung für überfällige Zahlungen. Mit einem spezialisierten Rechnungstool erledigen Sie all das an einem Ort und behalten stets den Überblick.

Fazit

Rechnungen schreiben gehört zum Geschäftsalltag – und mit etwas Übung und dem richtigen Werkzeug geht es schnell und professionell. Beherzigen Sie die Tipps aus diesem Ratgeber, und Sie vermeiden die häufigsten Fehler von Anfang an. Ihre Kunden werden es Ihnen danken – mit pünktlichen Zahlungen.