Pflichtangaben auf Rechnungen in der Schweiz – Vollständige Übersicht
Was muss auf einer Rechnung in der Schweiz stehen? Diese Frage stellen sich viele Unternehmer – besonders bei der Gründung oder wenn sich gesetzliche Anforderungen ändern. Eine unvollständige Rechnung kann dazu führen, dass Kunden die Zahlung verzögern, der Vorsteuerabzug verweigert wird oder im schlimmsten Fall rechtliche Probleme entstehen.
Dieser Artikel gibt Ihnen eine vollständige Übersicht über alle Pflichtangaben – sowohl für einfache Rechnungen als auch für MWST-konforme Rechnungen.
Grundlegende Pflichtangaben (jede Rechnung)
Jede Rechnung in der Schweiz – unabhängig davon, ob Sie mehrwertsteuerpflichtig sind oder nicht – muss folgende Mindestangaben enthalten:
- Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsstellers: Firmenname (oder Ihr Name bei Einzelunternehmen), Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort.
- Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsempfängers: Damit die Rechnung eindeutig zugeordnet werden kann.
- Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird.
- Eindeutige Rechnungsnummer: Eine fortlaufende, eindeutige Nummer zur Identifikation. Lücken in der Nummerierung sollten vermieden werden.
- Leistungsbeschreibung: Eine klare, nachvollziehbare Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen.
- Mengenangaben: Anzahl, Stückzahl, Stunden oder andere Einheiten.
- Preisangaben: Einzelpreis pro Position und Gesamtpreis.
- Gesamtbetrag mit Währung: Der zu zahlende Gesamtbetrag in CHF oder EUR.
- Zahlungsbedingungen: Zahlungsfrist (z. B. "zahlbar innert 30 Tagen") und allfällige Skonto-Regelungen.
- Zahlungsinformationen: IBAN, Bankname oder QR-Zahlteil für die Bezahlung.
Zusätzliche Pflichtangaben bei MWST-Rechnungen
Wenn Sie als Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig sind (ab CHF 100'000 Jahresumsatz oder freiwillige Registrierung), kommen gemäss Art. 26 MWSTG zusätzliche Pflichtangaben hinzu:
- MWST-Nummer (UID): Ihre Unternehmens-Identifikationsnummer mit dem Zusatz MWST (z. B. CHE-123.456.789 MWST).
- Nettobetrag: Der Preis der Leistung ohne Mehrwertsteuer.
- MWST-Satz: Der anwendbare Steuersatz (8.1%, 2.6% oder 3.8%).
- MWST-Betrag: Der berechnete Steuerbetrag in Franken und Rappen.
- Bruttobetrag: Der Gesamtbetrag inklusive MWST.
- Bei gemischten Sätzen: Getrennte Aufschlüsselung der Beträge nach Steuersatz.
- Datum der Leistungserbringung: Falls abweichend vom Rechnungsdatum.
Empfohlene (aber nicht gesetzlich vorgeschriebene) Angaben
Über die Pflichtangaben hinaus empfehlen sich folgende zusätzliche Informationen, die Professionalität signalisieren und den Zahlungsprozess beschleunigen:
- Firmenlogo: Erhöht den Wiedererkennungswert und die Seriosität.
- Kundennummer: Erleichtert die Zuordnung in der Buchhaltung.
- Ansprechperson: Direkter Kontakt für Rückfragen.
- Leistungszeitraum: Besonders bei wiederkehrenden oder längerfristigen Leistungen.
- Referenz oder Bestellnummer: Bezug auf eine Bestellung oder Offerte.
- Skonto-Hinweis: Z. B. "2% Skonto bei Zahlung innert 10 Tagen".
- Handelsregistereintrag: Für AG und GmbH empfehlenswert (Firma, Sitz, UID).
Besondere Fälle und Ausnahmen
In bestimmten Situationen gelten besondere Regeln für die Rechnungsstellung in der Schweiz. Bei Kleinbetragsrechnungen unter CHF 400 sind vereinfachte Angaben zulässig – der Empfänger muss nicht genannt werden, und eine Aufteilung in Netto und MWST ist nicht zwingend. Bei Rechnungen an ausländische Kunden (Exportlieferungen) kann die MWST mit 0% ausgewiesen werden, wobei der Nachweis der Ausfuhr dokumentiert werden muss. Bei Gutschriften (Rechnungskorrekturen) muss die ursprüngliche Rechnungsnummer referenziert werden. Teilrechnungen und Anzahlungsrechnungen sollten als solche gekennzeichnet und auf den Gesamtauftrag verwiesen werden.
Fazit
Vollständige Pflichtangaben auf Ihren Rechnungen schützen Sie vor rechtlichen Problemen, sichern den Vorsteuerabzug Ihrer Kunden und beschleunigen den Zahlungseingang. Nutzen Sie die Checkliste in diesem Artikel als Referenz und setzen Sie auf ein Tool, das alle Pflichtangaben automatisch berücksichtigt.