Rechnung erstellen in der Schweiz – Der komplette Leitfaden
Wer in der Schweiz ein Geschäft betreibt oder als Selbständiger tätig ist, muss früher oder später Rechnungen stellen. Doch welche gesetzlichen Anforderungen gelten? Was muss auf einer Rechnung stehen? Und wie unterscheidet sich eine einfache Rechnung von einer MWST-konformen Rechnung?
Dieser Leitfaden beantwortet alle wichtigen Fragen rund um die Rechnungsstellung in der Schweiz und gibt praktische Tipps für den Alltag.
Gesetzliche Grundlagen der Rechnungsstellung
In der Schweiz regelt das Obligationenrecht (OR) die grundlegenden Anforderungen an Rechnungen. Artikel 957 ff. OR schreibt vor, dass Unternehmen eine ordnungsgemässe Buchführung betreiben müssen. Rechnungen sind dabei ein zentraler Bestandteil der Geschäftsdokumentation. Für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen kommen zusätzlich die Anforderungen des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG) hinzu, insbesondere Artikel 26 MWSTG, der die formalen Anforderungen an Rechnungen mit MWST-Ausweis definiert. Die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen beträgt in der Schweiz 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres.
Pflichtangaben auf einer Schweizer Rechnung
Eine korrekte Rechnung in der Schweiz muss folgende Mindestangaben enthalten:
- Name und Adresse des Rechnungsstellers (Leistungserbringer)
- Name und Adresse des Rechnungsempfängers (Leistungsempfänger)
- Datum der Rechnung und Leistungszeitraum
- Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
- Detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
- Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis pro Position
- Gesamtbetrag der Rechnung inkl. Währungsangabe (CHF oder EUR)
- Zahlungsbedingungen und Zahlungsfrist
- Bankverbindung oder QR-Zahlteil für die Bezahlung
Unterschied: Rechnung mit und ohne MWST
Nicht jedes Unternehmen in der Schweiz ist mehrwertsteuerpflichtig. Die obligatorische Steuerpflicht beginnt ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000. Unternehmen unter dieser Grenze können sich freiwillig registrieren lassen. Eine Rechnung ohne MWST-Ausweis ist einfacher: Sie enthält den Bruttobetrag ohne Aufschlüsselung der Steuer. Eine MWST-konforme Rechnung hingegen muss zusätzlich die MWST-Nummer (UID) des Rechnungsstellers, den MWST-Satz (8.1%, 2.6% oder 3.8%), den Nettobetrag, den MWST-Betrag und den Bruttobetrag ausweisen. Detaillierte Informationen dazu finden Sie in unserem separaten Artikel zur MWST-Rechnung.
Zahlungsfristen und Mahnwesen
In der Schweiz gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Standard-Zahlungsfrist. Üblich sind 30 Tage netto, doch als Rechnungssteller können Sie die Zahlungsfrist frei wählen – von sofort fällig bis 60 oder 90 Tage. Es empfiehlt sich, die Zahlungsfrist klar auf der Rechnung zu vermerken. Wird die Frist nicht eingehalten, können Sie eine Mahnung versenden. In der Schweiz ist eine Mahnung in der Regel Voraussetzung, bevor Verzugszinsen (üblicherweise 5% gemäss Art. 104 OR) geltend gemacht oder ein Betreibungsverfahren eingeleitet werden kann.
Digitale vs. Papierrechnung
In der Schweiz sind digitale Rechnungen (z. B. als PDF per E-Mail) rechtlich gleichgestellt mit Papierrechnungen. Für die MWST-Anerkennung muss die digitale Rechnung die gleichen Pflichtangaben enthalten wie eine Papierrechnung. Die elektronische Aufbewahrung ist zulässig, sofern die Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit lesbar und verfügbar bleiben. Digitale Rechnungen haben den Vorteil, dass sie schneller beim Kunden ankommen, keine Portokosten verursachen und einfacher archiviert werden können. Mit einem QR-Zahlteil ausgestattet, ermöglichen sie zudem eine direkte digitale Zahlung per Banking-App.
Fazit
Eine korrekte Rechnung zu erstellen ist keine Raketenwissenschaft – aber es gibt einige Regeln zu beachten. Mit einer strukturierten Vorlage oder einem spezialisierten Online-Tool wie CH-Rechnungen.ch stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und professionell wirken.