QR-Rechnung erstellen – Schritt für Schritt Anleitung
Seit dem 30. September 2022 sind die alten Einzahlungsscheine (ESR) in der Schweiz endgültig abgeschafft. Seitdem gilt die QR-Rechnung als neuer Standard für den bargeldlosen Zahlungsverkehr. Für KMU, Selbständige und Freiberufler bedeutet das: Wer Rechnungen verschickt, muss den Swiss QR Code integrieren.
In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine korrekte QR-Rechnung erstellen – von den Voraussetzungen über die Eingabe der Daten bis zum fertigen PDF mit QR-Zahlteil.
Was ist eine QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung ist das Nachfolgeformat der bisherigen Einzahlungsscheine (rote und orange ESR) in der Schweiz. Sie besteht aus zwei Teilen: dem Zahlteil mit Swiss QR Code und dem Empfangsschein. Der QR-Code enthält alle zahlungsrelevanten Informationen in maschinenlesbarer Form – IBAN, Betrag, Währung, Referenznummer und Empfängerdaten. Banken und Zahlungsdienstleister können den Code direkt verarbeiten, was Tippfehler bei der manuellen Eingabe eliminiert und den Zahlungsprozess erheblich beschleunigt.
Voraussetzungen für eine QR-Rechnung
Bevor Sie Ihre erste QR-Rechnung erstellen, benötigen Sie folgende Grundlagen:
- Eine QR-IBAN oder reguläre IBAN: Die QR-IBAN ist eine spezielle IBAN für den QR-Zahlungsverkehr, die Ihre Bank bereitstellt. Mit einer regulären IBAN können Sie QR-Rechnungen ohne strukturierte Referenz erstellen.
- Ihre vollständigen Geschäftsdaten: Firmenname, Adresse mit PLZ und Ort, Land (CH oder LI).
- Kundendaten: Name und Adresse des Rechnungsempfängers.
- Rechnungsdetails: Rechnungsnummer, Datum, Positionen mit Mengen und Preisen, Gesamtbetrag in CHF oder EUR.
- Optional eine QR-Referenz (QRR) oder Creditor Reference (SCOR): Diese strukturierten Referenznummern erleichtern den automatischen Zahlungsabgleich.
Schritt 1: Absenderdaten erfassen
Geben Sie zuerst Ihre vollständigen Unternehmensdaten ein. Dazu gehören Firmenname oder Ihr Name als Einzelunternehmer, Strasse und Hausnummer, PLZ und Ort sowie Ihre IBAN oder QR-IBAN. Diese Daten erscheinen sowohl im Rechnungskopf als auch im QR-Zahlteil als Zahlungsempfänger. Achten Sie darauf, dass die IBAN exakt mit Ihrem Bankkonto übereinstimmt – selbst ein kleiner Tippfehler führt dazu, dass die Zahlung nicht zugeordnet werden kann.
Schritt 2: Empfänger und Positionen eingeben
Tragen Sie die Daten Ihres Kunden ein und fügen Sie die Rechnungspositionen hinzu. Jede Position sollte eine Beschreibung, die Menge, den Einzelpreis und den Gesamtpreis enthalten. Falls Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, geben Sie den MWST-Satz pro Position oder als Gesamtbetrag an. Das System berechnet automatisch den Gesamtbetrag und übernimmt diesen in den QR-Code. Vergessen Sie nicht, eine eindeutige Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum anzugeben.
Schritt 3: QR-Rechnung generieren und versenden
Nachdem Sie alle Daten eingegeben haben, generiert das System automatisch den Swiss QR Code mit allen zahlungsrelevanten Informationen. Der QR-Zahlteil wird korrekt formatiert am unteren Rand der Rechnung platziert – inklusive Empfangsschein, Betrag, Referenz und Zahlungsempfänger. Sie können die fertige Rechnung als PDF herunterladen und per E-Mail versenden oder ausdrucken. Achten Sie beim Drucken darauf, dass der QR-Code in ausreichender Grösse und Qualität gedruckt wird (mindestens 46 × 46 mm), damit er problemlos gescannt werden kann.
Häufige Fehler beim Erstellen von QR-Rechnungen
Vermeiden Sie diese typischen Fehler, die zu Zahlungsverzögerungen führen können:
- Falsche oder vertauschte IBAN: Überprüfen Sie die IBAN doppelt. Eine QR-IBAN beginnt immer mit CH oder LI, gefolgt von einer Prüfziffer und der speziellen QR-IID Ihrer Bank.
- Fehlende Referenznummer: Ohne Referenznummer ist der automatische Zahlungsabgleich nicht möglich. Nutzen Sie QR-Referenzen oder Creditor References.
- Unvollständige Adressdaten: Sowohl die Empfänger- als auch die Zahlungspflichtigen-Adresse muss vollständig sein (Name, Strasse, PLZ, Ort, Land).
- Falsches Währungsformat: Der Betrag muss in CHF oder EUR angegeben werden. Andere Währungen sind im QR-Zahlungsverkehr nicht zugelassen.
- Druckqualität des QR-Codes: Ein unscharfer oder zu kleiner QR-Code kann nicht gescannt werden und führt zu manueller Eingabe und Fehlern.
Fazit
Mit dem richtigen Werkzeug ist das Erstellen von QR-Rechnungen kein Hexenwerk. Einmal eingerichtet, sparen Sie bei jeder Rechnung Zeit und reduzieren Zahlungsfehler auf ein Minimum. Die strukturierte Referenznummer ermöglicht zudem einen automatischen Zahlungsabgleich – ein grosser Vorteil für Ihre Buchhaltung.