Teilrechnung, Akonto & Schlussrechnung – So funktioniert die Abschlagsrechnung
Bei grösseren Aufträgen ist es unüblich und riskant, erst am Ende die gesamte Summe in Rechnung zu stellen. Handwerker, Bauunternehmen und Dienstleister arbeiten deshalb mit Teilrechnungen, Akontozahlungen und einer abschliessenden Schlussrechnung. So verteilen sich die Zahlungen über die Projektdauer und Ihre Liquidität bleibt gesichert.
In diesem Ratgeber erklären wir die Begriffe, zeigen den typischen Ablauf und geben Tipps, wie Sie Abschlagsrechnungen sauber und nachvollziehbar erstellen.
Teilrechnung, Akonto und Schlussrechnung – die Unterschiede
Diese drei Begriffe werden oft durcheinandergebracht, meinen aber Unterschiedliches:
- Teilrechnung: Sie rechnen einen konkret erbrachten Teil der Leistung ab, zum Beispiel eine abgeschlossene Bauetappe.
- Akontozahlung (Anzahlung): Der Kunde leistet eine Vorauszahlung auf noch zu erbringende Leistungen, oft zu Projektbeginn.
- Schlussrechnung: Die abschliessende Rechnung, in der die Gesamtleistung erfasst und bereits geleistete Teil- und Akontozahlungen abgezogen werden.
Warum sich Abschlagsrechnungen lohnen
Wer ein Projekt über Wochen oder Monate abwickelt, trägt Material- und Lohnkosten oft lange vor. Mit Teil- und Akontorechnungen holen Sie einen Teil des Geldes früher herein und senken Ihr Ausfallrisiko. Gleichzeitig verteilt sich die Belastung für den Kunden über die Projektdauer, was die Zahlungsbereitschaft erhöht. Wichtig ist, die Zahlungsschritte bereits in der Offerte oder im Vertrag zu vereinbaren – etwa 30 % bei Auftragserteilung, 40 % nach der Hälfte und 30 % bei Fertigstellung.
So bauen Sie die Schlussrechnung korrekt auf
Die Schlussrechnung muss die gesamte erbrachte Leistung ausweisen und anschliessend alle bereits bezahlten Teil- und Akontobeträge transparent abziehen. So sieht der Kunde genau, was noch offen ist. Ein sauberer Aufbau lautet: Gesamtbetrag der Leistung, minus bereits gestellte Teilrechnung 1, minus Teilrechnung 2, minus Akontozahlung – ergibt den Restbetrag. Sind Sie MWST-pflichtig, wird die Mehrwertsteuer auf den Gesamtbetrag berechnet und die Abzüge erfolgen brutto, damit die Steuer am Ende korrekt aufgeht.
MWST bei Teil- und Schlussrechnungen
Für mehrwertsteuerpflichtige Betriebe gilt: Bereits auf Teil- und Akontorechnungen muss die MWST ausgewiesen und abgerechnet werden, sobald die Zahlung eingeht. Die Steuer wird also nicht erst mit der Schlussrechnung fällig. In der Schlussrechnung führen Sie den vollen Leistungsbetrag mit MWST auf und ziehen die bereits fakturierten Bruttobeträge ab. Achten Sie darauf, jede Teilrechnung mit eigener Rechnungsnummer und Datum zu versehen, damit die Buchhaltung lückenlos nachvollziehbar bleibt.
Praxistipps für Handwerker und Dienstleister
Damit Abschlagsrechnungen reibungslos funktionieren, hat sich Folgendes bewährt:
- Vereinbaren Sie den Zahlungsplan schriftlich in der Offerte, damit es später keine Diskussionen gibt.
- Beschreiben Sie bei jeder Teilrechnung genau, welche Leistung sie abdeckt.
- Nummerieren Sie Teil- und Schlussrechnungen eindeutig und verweisen Sie in der Schlussrechnung auf die vorangegangenen.
- Halten Sie die Zahlungsfristen kurz (z. B. 10–20 Tage), damit der Geldfluss stimmt.
Fazit
Teil-, Akonto- und Schlussrechnungen sind das Rückgrat einer gesunden Liquidität bei grösseren Aufträgen. Wer den Zahlungsplan von Anfang an klar vereinbart und jede Etappe sauber abrechnet, schützt sich vor Zahlungsausfällen und wirkt gegenüber dem Kunden professionell.
Quellen
Zum Weiterlesen und zur Überprüfung der Angaben in diesem Artikel: