Kleinunternehmer-Rechnung – ohne MWST korrekt abrechnen
Nicht jedes Unternehmen in der Schweiz muss Mehrwertsteuer abrechnen. Wer weniger als CHF 100'000 Jahresumsatz erzielt, ist von der MWST-Pflicht befreit und stellt Rechnungen ohne Steuerausweis. Das betrifft viele Selbständige, Nebenerwerbstätige, Vereine und kleine Betriebe in der Startphase.
Eine Rechnung ohne MWST ist einfacher als eine MWST-konforme Rechnung – trotzdem gibt es ein paar Punkte, die Sie unbedingt beachten sollten, damit Ihre Rechnung sauber und rechtlich korrekt ist. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen Schritt für Schritt, worauf es ankommt.
Wer gilt als Kleinunternehmer in der Schweiz?
Die obligatorische MWST-Pflicht beginnt in der Schweiz erst ab einem weltweiten Jahresumsatz von CHF 100'000 aus steuerbaren Leistungen. Für ehrenamtlich geführte, nicht gewinnorientierte Sport- und Kulturvereine sowie gemeinnützige Institutionen liegt die Grenze bei CHF 250'000. Wer darunter bleibt, gilt umgangssprachlich als Kleinunternehmer und muss keine MWST abrechnen. Der Begriff ist in der Schweiz allerdings kein eigener Rechtsstatus wie in Deutschland – es handelt sich schlicht um Unternehmen unterhalb der Umsatzgrenze.
Was gehört auf eine Rechnung ohne MWST?
Auch ohne Steuerausweis muss Ihre Rechnung vollständig und nachvollziehbar sein. Folgende Angaben gehören dazu:
- Ihr vollständiger Name bzw. Firmenname mit Adresse
- Name und Adresse des Kunden
- Rechnungsdatum und eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
- Beschreibung der Leistung oder Ware mit Menge und Einzelpreis
- Der Gesamtbetrag in CHF – ohne Aufschlüsselung einer Mehrwertsteuer
- Zahlungsfrist und Zahlungsangaben (IBAN oder QR-Zahlteil)
Der Hinweis auf die fehlende MWST-Pflicht
Weil Sie keine Mehrwertsteuer abrechnen, dürfen Sie auch keinen MWST-Satz und keinen MWST-Betrag ausweisen. Erfinden Sie niemals eine MWST-Nummer (UID) und schreiben Sie keinen Steuersatz auf die Rechnung – das wäre irreführend und rechtlich problematisch. Empfehlenswert ist ein kurzer, klarer Hinweis wie „Nicht MWST-pflichtig" oder „Kein Ausweis der MWST, da nicht mehrwertsteuerpflichtig". So weiss Ihr Kunde sofort, warum keine Steuer aufgeführt ist, und es entstehen keine Rückfragen.
Häufige Fehler bei Rechnungen ohne MWST
Diese Stolpersteine sollten Sie vermeiden:
- MWST ausweisen, obwohl Sie nicht registriert sind – das ist nicht erlaubt und Sie müssten die eingenommene Steuer trotzdem abliefern.
- Eine UID-Nummer angeben, die Sie nicht für die MWST haben – die blosse Unternehmens-Identifikationsnummer berechtigt nicht zum Steuerausweis.
- Die Umsatzgrenze übersehen: Wer die CHF 100'000 im laufenden Jahr überschreitet, wird MWST-pflichtig und muss sich anmelden.
- Rechnungsnummern doppelt vergeben oder Lücken lassen – auch ohne MWST gilt die Pflicht zur ordentlichen Buchführung.
Wann sich eine freiwillige MWST-Registrierung lohnt
Auch unter der Umsatzgrenze können Sie sich freiwillig für die MWST registrieren lassen. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie hohe Vorsteuern haben – etwa bei grösseren Investitionen in Material, Geräte oder Software. Denn nur registrierte Unternehmen dürfen die auf ihren Einkäufen bezahlte MWST als Vorsteuer zurückfordern. Wer hingegen vor allem an Privatkunden verkauft und wenig Material einkauft, fährt ohne Registrierung meist einfacher und günstiger. Im Zweifel lohnt sich eine kurze Beratung beim Treuhänder.
Fazit
Als Kleinunternehmer ohne MWST-Pflicht schreiben Sie schlanke, unkomplizierte Rechnungen – solange Sie auf die Pflichtangaben achten und keine Steuer ausweisen. Mit einem guten Rechnungstool stellen Sie sicher, dass alle nötigen Angaben enthalten sind und Ihre Rechnungen professionell aussehen, auch ganz ohne MWST.
Quellen
Zum Weiterlesen und zur Überprüfung der Angaben in diesem Artikel: