Gutschrift & Stornorechnung – Rechnungen korrekt korrigieren
Eine Rechnung ist verschickt – und dann fällt auf: Der Betrag stimmt nicht, eine Position ist falsch oder der Auftrag wurde storniert. Eine einmal ausgestellte Rechnung dürfen Sie nicht einfach löschen oder überschreiben. Stattdessen korrigieren Sie sie sauber mit einer Gutschrift oder einer Stornorechnung.
Dieser Ratgeber erklärt den Unterschied zwischen beiden, zeigt die korrekte Vorgehensweise und worauf Sie bei der Buchhaltung achten müssen.
Warum man Rechnungen nicht einfach löscht
In der Schweiz gilt der Grundsatz der ordnungsgemässen und lückenlosen Buchführung. Eine bereits verbuchte Rechnung darf nicht spurlos verschwinden, denn Rechnungsnummern müssen fortlaufend und vollständig bleiben. Würden Sie eine Rechnung einfach löschen, entstünde eine Lücke, die bei einer Steuerprüfung sofort auffällt. Korrekturen erfolgen deshalb immer durch ein neues Dokument, das den Bezug zur ursprünglichen Rechnung herstellt – nachvollziehbar und dokumentiert.
Gutschrift oder Stornorechnung – was ist der Unterschied?
Beide Begriffe werden oft synonym verwendet, unterscheiden sich aber im Detail:
- Stornorechnung (Rechnungskorrektur): Sie heben eine fehlerhafte Rechnung vollständig auf, indem Sie eine Korrektur mit negativem Betrag erstellen. Anschliessend stellen Sie ggf. eine neue, korrekte Rechnung.
- Gutschrift: Sie schreiben dem Kunden einen Betrag gut – etwa bei einer Retoure, einem Mengenrabatt im Nachhinein oder einer Teilerstattung. Die ursprüngliche Rechnung bleibt bestehen, wird aber teilweise oder ganz ausgeglichen.
- Wichtig: Im Zahlungsverkehr bezeichnet „Gutschrift" auch schlicht einen Geldeingang – gemeint ist hier aber das kaufmännische Korrekturdokument.
So korrigieren Sie eine Rechnung Schritt für Schritt
Gehen Sie strukturiert vor: Erstellen Sie ein neues Dokument mit eigener, fortlaufender Nummer. Verweisen Sie klar auf die ursprüngliche Rechnung („Korrektur zu Rechnung Nr. R-2026-014 vom 12.03.2026"). Weisen Sie den zu korrigierenden Betrag negativ aus und beschreiben Sie den Grund der Korrektur. Ist eine neue Rechnung nötig, stellen Sie diese separat und ebenfalls mit eigener Nummer aus. So bleibt die gesamte Kette – Originalrechnung, Korrektur und neue Rechnung – lückenlos nachvollziehbar.
MWST und Buchhaltung bei Korrekturen
Sind Sie MWST-pflichtig, müssen Sie bei einer Korrektur auch die Mehrwertsteuer entsprechend anpassen. Haben Sie die MWST bereits abgerechnet, korrigiert die Gutschrift oder Stornorechnung den Steuerbetrag in der nächsten Abrechnungsperiode. Verbuchen Sie jede Korrektur ordnungsgemäss und bewahren Sie sie zusammen mit der Originalrechnung auf. Auch Korrekturdokumente unterliegen der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht.
Häufige Fehler bei Korrekturen vermeiden
Diese Punkte sollten Sie beachten:
- Nie die ursprüngliche Rechnung überschreiben oder löschen.
- Immer eine neue, eindeutige Nummer für das Korrekturdokument vergeben.
- Den Bezug zur Originalrechnung und den Korrekturgrund klar angeben.
- Bei MWST-Pflicht die Steuer korrekt mitkorrigieren, nicht vergessen.
Fazit
Gutschriften und Stornorechnungen sind das saubere Werkzeug, um Fehler zu beheben, ohne die Buchhaltung durcheinanderzubringen. Wer jede Korrektur dokumentiert und mit der Originalrechnung verknüpft, ist für jede Prüfung bestens gerüstet und wirkt gegenüber dem Kunden zuverlässig.
Quellen
Zum Weiterlesen und zur Überprüfung der Angaben in diesem Artikel: