Einzelfirma, GmbH oder AG – Auswirkungen auf die Rechnungsstellung
Ob Sie als Einzelfirma, GmbH oder AG unterwegs sind, hat nicht nur steuerliche und haftungsrechtliche Folgen – es beeinflusst auch, welche Angaben auf Ihren Rechnungen stehen müssen. Kunden, Behörden und die Buchhaltung erwarten je nach Rechtsform bestimmte Informationen.
Dieser Ratgeber zeigt, worauf Sie bei der Rechnungsstellung je nach Rechtsform achten sollten, damit Ihre Rechnungen korrekt und professionell sind.
Die drei häufigsten Rechtsformen im Überblick
In der Schweiz sind für KMU vor allem drei Rechtsformen relevant:
- Einzelfirma: Die einfachste Form für Selbständige. Sie handeln unter Ihrem Namen, tragen aber die volle persönliche Haftung.
- GmbH: Eine Kapitalgesellschaft mit einem Stammkapital von mindestens CHF 20'000. Die Haftung ist auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt.
- AG: Die Aktiengesellschaft mit einem Aktienkapital von mindestens CHF 100'000. Sie ist die typische Form für grössere Unternehmen.
Der Firmenname auf der Rechnung
Die korrekte Firmenbezeichnung ist je nach Rechtsform unterschiedlich. Bei einer Einzelfirma muss der Familienname des Inhabers Teil der Firma sein, zum Beispiel „Malergeschäft Meier". Bei einer GmbH oder AG muss der Rechtsformzusatz zwingend im Namen erscheinen – also „Muster GmbH" oder „Muster AG". Diese vollständige, im Handelsregister eingetragene Bezeichnung gehört unverändert auf jede Rechnung, damit klar ist, mit welcher juristischen Einheit der Kunde einen Vertrag hat.
Handelsregister-Eintrag und UID
GmbH und AG sind immer im Handelsregister eingetragen. Einzelfirmen müssen sich erst ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000 eintragen lassen. Die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) im Format CHE-123.456.789 wird jedem Unternehmen zugeteilt und sollte auf der Rechnung stehen – besonders im Geschäftsverkehr. Sind Sie zudem mehrwertsteuerpflichtig, ergänzen Sie die UID mit dem Zusatz „MWST" (z. B. CHE-123.456.789 MWST), um die MWST-Registrierung auszuweisen.
Pflichtangaben je nach Rechtsform
Die grundlegenden Pflichtangaben einer Rechnung gelten für alle Rechtsformen gleich. Unterschiede gibt es vor allem bei der Firmenbezeichnung und beim Handelsregister-Eintrag:
- Einzelfirma: Name des Inhabers (Familienname zwingend), Adresse, ggf. UID.
- GmbH: vollständiger Firmenname mit Zusatz „GmbH", Sitz, UID; Handelsregister-Eintrag vorhanden.
- AG: vollständiger Firmenname mit Zusatz „AG", Sitz, UID; Handelsregister-Eintrag vorhanden.
- Bei MWST-Pflicht in allen Fällen: UID mit MWST-Zusatz und korrekter Steuerausweis.
Warum die korrekten Angaben wichtig sind
Eine korrekt bezeichnete Rechnung schafft Rechtssicherheit: Der Kunde weiss, mit wem er einen Vertrag hat, und die Buchhaltung kann die Rechnung sauber zuordnen. Falsche oder unvollständige Firmenangaben können im Streitfall zu Problemen führen und wirken unprofessionell. Wenn Sie Ihre Rechtsform ändern – etwa von der Einzelfirma zur GmbH – passen Sie unbedingt auch Ihre Rechnungsvorlagen an, damit Firmenname, UID und Handelsregister-Angaben stimmen.
Fazit
Die Rechtsform bestimmt, wie Ihr Unternehmen auf der Rechnung erscheinen muss. Mit dem korrekten Firmennamen, der UID und – bei GmbH und AG – dem Rechtsformzusatz sind Ihre Rechnungen rechtssicher und professionell. Prüfen Sie Ihre Vorlagen besonders dann, wenn sich an Ihrer Rechtsform etwas ändert.
Quellen
Zum Weiterlesen und zur Überprüfung der Angaben in diesem Artikel: