Aufbewahrungspflicht für Rechnungen in der Schweiz
Rechnungen dürfen Sie nach der Bezahlung nicht einfach entsorgen. In der Schweiz gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, die für alle buchführungspflichtigen Unternehmen und Selbständigen verbindlich ist. Wer sich nicht daran hält, riskiert Probleme bei der Steuerprüfung.
Dieser Ratgeber erklärt, wie lange Sie Rechnungen und Geschäftsunterlagen aufbewahren müssen, welche Formen der Archivierung erlaubt sind und was die Geschäftsbücherverordnung dazu verlangt.
Zehn Jahre Aufbewahrungspflicht
Das Obligationenrecht schreibt vor, dass Geschäftsbücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz während zehn Jahren aufzubewahren sind. Die Frist beginnt am Ende des Geschäftsjahres, in dem der letzte Eintrag erfolgte oder die Rechnung erstellt wurde. Diese Pflicht gilt für ein- und ausgehende Rechnungen gleichermassen. Auch Kleinunternehmer ohne MWST-Pflicht müssen ihre Belege ordnungsgemäss aufbewahren, sobald sie buchführungspflichtig sind.
Digitale oder physische Aufbewahrung?
Sie dürfen Rechnungen sowohl in Papierform als auch elektronisch archivieren. Die elektronische Aufbewahrung ist ausdrücklich erlaubt und heute der Normalfall. Entscheidend ist nicht das Format, sondern dass die Unterlagen während der gesamten Frist vollständig, unveränderbar und lesbar bleiben. Eine eingescannte oder als PDF erstellte Rechnung ist gleichwertig zur Papierrechnung, solange ihre Integrität sichergestellt ist.
Was die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) verlangt
Die GeBüV konkretisiert die Anforderungen an die elektronische Archivierung. Wichtig sind vor allem drei Prinzipien:
- Integrität: Nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein oder verhindert werden – etwa durch unveränderbare Datenträger, Versionierung oder Zeitstempel.
- Verfügbarkeit: Die Unterlagen müssen jederzeit innert angemessener Frist lesbar gemacht werden können; die nötige Software oder Hardware muss verfügbar bleiben.
- Dokumentation: Die Organisation und die Abläufe der Archivierung sollten nachvollziehbar dokumentiert sein.
Bedeutung bei der Steuerprüfung
Bei einer Kontrolle durch die Steuerbehörde oder die ESTV müssen Sie Ihre Rechnungen und Belege vorweisen können. Fehlen Unterlagen, kann die Behörde Schätzungen vornehmen, die selten zu Ihren Gunsten ausfallen. Eine lückenlose, geordnete Archivierung schützt Sie deshalb nicht nur rechtlich, sondern spart im Ernstfall viel Zeit und Ärger. Legen Sie ein- und ausgehende Rechnungen systematisch ab – nach Jahr und fortlaufender Nummer.
Praktische Tipps zur Archivierung
So halten Sie Ihr Archiv sauber und prüfungssicher:
- Speichern Sie Rechnungen als PDF an einem festen, gesicherten Ort mit regelmässigem Backup.
- Benennen Sie Dateien einheitlich, z. B. nach Datum und Rechnungsnummer.
- Trennen Sie das Archiv von den laufenden Arbeitsdaten.
- Prüfen Sie bei einem Systemwechsel, dass alte Dateien lesbar bleiben.
Fazit
Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht ist kein bürokratischer Selbstzweck, sondern schützt Sie im Fall einer Prüfung. Mit einer klaren digitalen Ablage und regelmässigen Backups erfüllen Sie die Anforderungen der GeBüV mühelos und haben Ihre Belege jederzeit griffbereit.
Quellen
Zum Weiterlesen und zur Überprüfung der Angaben in diesem Artikel: